Rose debug info
---------------

Подписка на блог

РСС   Джейсон-фид

На новые заметки можно подписаться в Телеграме. Старые заметки переехали в архив.

На новые заметки можно подписаться в Телеграме. Старые заметки переехали в архив.

Как я использую Todoist для борьбы с прокрастинацией

Каждый человек прокрастинирует по-своему. Чаще всего это листание ленты Инстаграма, просмотр ТикТока или видео на Ютюбе. Но это всё ерунда: мой любимый способ прокрастинации — читать заметки про борьбу с прокрастинацией.

Сразу признаюсь: перед написанием этой заметки я прокрастинировал. Дизайнил обложку для заметки, придумывал оригинальное название и чёрт знает чем ещё занимался, прежде чем просто сесть и написать эти строки.

Но смысл читать эту заметку всё же есть, потому что я преуспел в борьбе со своей прокрастинацией: в прошлом я бы просто отложил написание этой заметки на неопределённый срок и после выкинул её в мусорку.

Борьба с прокрастинацией у каждого происходит по-своему, потому что она зависит от индивидуальных особенностей каждого человека. По этой причине чтение кучи бессмысленной литературы по борьбе с прокрастинацией обычно никак не решает проблему.

Я делюсь своим опытом больше для себя, чтобы убедиться в работоспособности моей техники. Впрочем, некоторые принципы могут пригодиться и вам.

Используйте списки дел

В прошлом у меня не было тудушника и я записывал все задачи в календарь. Из-за такого подхода бо́льшую часть задач (например, идеи) мне всё-таки приходилось держать в голове, потому что срок их выполнения ещё не был определён.

Идея использования календаря как тудушника мне раньше даже больше нравилась, потому что она мотивировала сразу присваивать каждой задаче конкретный срок выполнения. Приятный бонус: сразу было видно, сколько времени я потрачу на эту задачу.

Я отказался от календаря в пользу Todoist, потому что в нём можно совмещать календарь вместе с полноценным списком дел. Новый инструмент прижился: я использую его уже почти год.

Не держите задачи в голове

Можно не париться и свалить список всех дел в кучу. К сожалению, это только создаст новые проблемы: вам наверняка будет страшно заходить в тудушник из-за огромного количества задач. Уверен, вам будет лень даже выбрать задачу, над которой можно поработать.

Чтобы мне не было страшно заходить в тудушник, я поделил задачи на проекты и создал «кучу» с несколькими разделами:

Мозгу очень тяжело держать все идеи и задачи в голове, поэтому все задачи по мере их поступления нужно немедля записывать в какой-нибудь из проектов или в кучу. Обычно все новые задачи я записываю в кучу, а вечером её разбираю.

Важно, чтобы куча содержала в себе как можно меньше задач: для этого её нужно поддерживать в актуальном состоянии и каждый вечер опустошать. Процесс «опустошения» кучи прост: все задачи, которые были записаны в кучу в течение дня получают свои теги и переносятся в нужные проекты.

Если периодически забывать работать с кучей, то в итоге она из маленькой кучки превратится в большую кучу и вы начнёте прокрастинировать, поэтому желательно разгребать кучу каждый день. Создайте повторяющуюся задачу: каждый вечер разгребать кучу в определённое время.

Распределите ваши задачи по проектам

Используйте проекты, чтобы не потеряться в своём тудушнике. Без проектов было бы очень тяжело работать с задачами: если их накопится больше сотни, то в общей ленте найти нужную задачу станет просто невозможно.

В моём тудушнике есть несколько проектов: «срочные задачи», «повторяющиеся задачи», «календарь», «предстоящие задачи», «в ожидании», «книжная полка» и «куча».

В проект «срочные задачи» я переношу все задачи, у которых определён срок выполнения. Название этого проекта никак не связано с авралом: там могут лежать и задачи со сроком выполнения в следующем месяце.

В «повторяющихся задачах» находятся рутины и подписки. Я стараюсь добавлять в список рутин все ежедневные задачи, начиная от утреннего душа и заканчивая чисткой зубов вечером. Благодаря списку подписок я никогда не забываю, когда и за что я плачу. Если отказываюсь от какого-нибудь сервиса, то просто отписываюсь от него и удаляю задачу.

Проект «календарь» отличается от «срочных задач» тем, что туда попадают только встречи, запланированные звонки и прочие события, которые нельзя перенести и которые не целиком зависят от меня. Это полезно, потому что если мне нужно вспомнить, когда, например, у меня запланирован поход к стоматологу, я сразу открою «календарь», а не буду несколько часов копаться в «срочных задачах».

«Предстоящие задачи» представляют из себя список дел, за которые я могу взяться сразу же, как только у меня закончатся все основные дела. Если вдруг вечером после работы у меня откроется второе дыхание, я сразу загляну в «предстоящие задачи» и выберу оттуда ту, на которую у меня есть время.

В проекте «в ожидании» хранятся делегированные задачи. Для каждой задачи в этом проекте я ставлю напоминания, чтобы периодически проверять, в каком состоянии они находятся. Туда же попадают должники, которым я одолжил некоторое количество денег до определённого срока.

С «книжной полкой» всё понятно: это список книг, которые я хочу прочесть. Как только я начинаю читать книгу, обязательно переношу её в «повторяющиеся задачи», чтобы не забывать про неё. Когда заканчиваю чтение книги, возвращаю задачу обратно в «книжную полку», но уже в раздел «ожидают рецензии».

Используйте теги для определения сложности задач

Обычно я сразу создаю новые задачи в куче, чтобы вернуться к ним вечером и присвоить необходимые теги. Без тегов было бы очень тяжело выбирать новые задачи из «предстоящих задач». Метки выручают меня ежедневно:

Присвоение тегов новым задачам может показаться утомительным и скучным занятием (и это действительно так), но цель полностью оправдывает средства: благодаря этому ваш тудушник будет оставаться в актуальном состоянии, в него будет не страшно заходить и вы сразу сможете понять, за какую задачу лучше взяться сейчас, а какую оставить на вечер.

В качестве примера я разберу задачу «Написать заметку про Todoist»:

Матрица Эйзенхауэра

Я сразу присваиваю срок выполнения задачи, указываю её тип («Личное» или «Работа»), определяю время выполнения (1 час), энергию (четыре сердечка из четырёх — сложная задача) и то, насколько сложной будет эта работа для мозга (достаточно сложная). После выставляю приоритет по матрице Эйзенхауэра и выбираю проект.

Задача может содержать четыре сердечка, но ноль мозгов: например, если нужно поработать в огороде. Благодаря этим тегам можно быстро оценить сложность задачи и выбрать ту, которую вы сейчас в состоянии сделать.

Иногда бывает тяжело приступить к работе над сложными задачами, поэтому для них я рекомендую создавать более простые подзадачи. Даже если вы не успеете завершить сложную задачу в срок, у вас хотя бы будет представление о том, какой объём работы был проделан и сколько ещё осталось.

Если я не успевал выполнить план на день, я очень любил переносить неприятные или сложные задачи на завтра. А когда завтра наступало — снова переносил. И так по кругу. Чтобы этого не происходило, также разбивайте задачи на более мелкие и выполняйте эти задачи хотя бы частично. Лучше делать хоть что-то, чем не делать совсем ничего.

Отключите отвлекающие уведомления

Про уведомления

В процессе работы над конкретной задачей очень важно ни на что не отвлекаться. Поэтому у меня на компьютере и на телефоне выключены все уведомления. Все, за исключением напоминаний Todoist. Поэтому когда я слышу звук уведомления на телефоне, я точно знаю, что пришло время поработать над следующей задачей.

Если повезёт, вы попадёте в состояние «потока», когда время летит незаметно и дела делаются хорошо: но для этого нужно ни на что не отвлекаться. Вообще ни на что. Человек может заниматься несколькими делами одновременно, это факт, но если постоянно отвлекаться от основного дела на другие, менее важные, то ваша общая продуктивность значительно снизится.

Лучше заниматься одним делом, чем постоянно переключаться между задачами и отвлекаться

Итоги

  • Не держите задачи в голове: сразу записывайте их в тудушник
  • Каждой новой задаче обязательно присваивайте срок её выполнения
  • Перестаньте постоянно откладывать дела «на потом»: разбивайте задачи на более простые и выполняйте их по частям
  • Распределяйте ваши задачи по проектам
  • Старайтесь избегать отвлекающих уведомлений и находиться в «потоке»
  • Используйте теги для задач, чтобы лучше ориентироваться в списке дел


Поделитесь своим опытом борьбы с прокрастинацией в комментариях.

Подписаться на блог
Поделиться
Отправить
Запинить
 43   6 дн   #продуктивность
Дальше
2 комментария
Ольга Подивилова 6 дн

Очень интересно! А я все время переключаюсь и отвлекаюсь...

Михаил Подивилов 6 дн

Можно использовать технику «помодоро», чтобы концентрироваться на задачах. Пользуюсь регулярно, пока ни разу не подводила.

Daniel Lesden 6 дн

Со стороны показалось странным наличие «кучи» (есть же «Входящие») и отдельного проекта «предстоящие задачи» (есть же «Предстоящие»). Теги тоже вызывают сомнения, кажется что очень много микроменеджмента ради красивых сердечек. Или вот комбинация «сегодня» и «срочные задачи» — зачем? Ведь если задача срочная, то и так понятно, что к ней стоит приступить сегодня, а не через неделю. Но если для тебя такая система работает, то это самое главное.

Мне Todoist не понравился как раз обилием фич, которыми вроде как хочется пользоваться, но действительно ли нужно — вопрос. Пробовал много всего, в итоге сейчас больше всего нравится Things (у себя в блоге подробно рассказал о подходе).

Михаил Подивилов 6 дн

Даниил!

В Тудуисте нельзя разбить «входящие» на несколько разделов. Кучу же я поделил на «быстрые заметки», «идеи» и «задачи». Это позволяет рассматривать заметки в контексте задач и избавиться от дополнительных инструментов для ведения заметок.

«Срочные задачи» на самом деле никак не связаны со срочностью. Раздел так называется из-за того, что каждой задаче присвоен конкретный срок выполнения. Например, срочные договоры или солдаты-срочники никак не связаны со спешкой и безотлагательностью.